Vous êtes formateur ? Organisme de formation ? Je vous présente un outil qui va vous aider à mieux gérer votre activité de formation après 6 mois d’utilisation.
Une fois n’est pas coutume, je ne vous parlerai pas de réseaux sociaux ou de site web dans ce nouvel article. Je vais vous parler d’un outil que j’utilise dans ma métier de formateur. Si je vous en parle, c’est qu’il mérite que je le fasse, pour vous, (futurs) formateurs.
A la recherche d’un outil performant, répondant à mes besoins à un prix accessible, je suis parti, en fin 2019, à la recherche du CRM qui répondra à mes besoins. Le web compte un nombre impressionnants de prestataires. Tous prêt à proposer l’outil parfait mais à des prix exorbitants, peu pratiques et surtout souvent adaptés à des centres de formation et non à des organismes de formation de “petite” taille. La formation est un milieu ou les requins prestataires sont nombreux.
En mars, le confinement m’a donné ce temps pour peaufiner mes recherches. Je suis tombé sur Digiforma, produit de la société A World For Us qui édite des solutions innovantes en mode SaaS depuis 2009 située à Paris. Six mois après mon premier abonnement, j’ai décidé de vous faire un retour d’expériences pour aider les (futurs) formateurs à la recherche d’une solution simple et accessible financièrement.
Pourquoi j’apprécie Digiforma ?
Administratif : Avant, j’établissais une convention sous format word sur Google Drive, un devis dans un CRM, un questionnaire d’évaluation sous Google Form. Là, tout est réuni dans un même outil. Après avoir rempli les informations (dates, nom du stagiaires, thème de la formation…), les documents nécessaires à la demande de prise en charge transmis au client sont générés automatiquement ? Ce qui permet de réduire considérablement les erreurs entre les documents et de gagner un temps fou.
Devis/factures : Grâce aux informations enregistrées ci-dessus, la génération automatique des devis et des factures se fait en peu de temps. Les factures peuvent être générées au format PDF ou Word. Dans ce dernier cas, il est possible d’intervenir manuellement sur le contenu de la facture.
Emargement numérique : Plus de feuilles volantes, plus de feuilles perdues. Quel plaisir !! Je demande à mes stagiaires de signer via ma tablette ou leur smarthopne. Et si la formation se fait en classe à distance, je leur envoi un lien pour qu’ils signent électroniquement. Cette possibilité de signer électroniquement donne une image moderne à mon organisme de formation
Catalogue en ligne : Digiforma vous permet d’intégrer et de gérer votre catalogue de formations inter / intra en ligne. Vous pouvez éditer toutes les caractéristiques des formations que vous proposez, et ce, directement sur la plateforme Digiforma.
Portail Extranet : Pour chaque session de formation, Digiforma génère un portail extranet sécurisé qui permet d’interagir simplement avec ses stagiaires. Partagez les documents de la formation, organisez des séquences e-learning et des visioconférences et collectez automatiquement les réponses à vos évaluations qualité. Du bonheur !
Questionnaires : Digiforma génére des questionnaires d’évaluations avant et après formation en s’appuyant sur le contenu de la formation sélectionnée. Il est aussi possible de créer ses propres questionnaires dans Digiforma.
Evaluation/qualité : L’outil Digiforma prépare en début de formation une enquête de satisfaction « à chaud ». Sa complétude dépend de votre politique qualité, et le logiciel permet de paramétrer les questions posées et de mesurer les réponses fournies. De plus, Digiforma intègre un module complet de gestion des évaluations. À l’heure où les organismes doivent mettre en œuvre une politique de qualité, il est primordial d’intégrer un outil capable de vous proposer une solution adaptée et fiable.
Bilan pédagogique Financier (BPF) : j’ai réalisé mon BPF 2019 avec l’outil. Quel gain de temps. Bon, effectivement, j’ai dû enregistrer toutes mes formations de 2019, mais là, je suis prêt pour celui de 2020 car mes formations sont enregistrées chaque jour et complètent au fil du temps le BPF.
L’assistance : les équipes sont très fortes. J’échange en direct avec les équipes et leurs réponses sont pertinentes. Les équipes apprécient les idées que je leur propose pour améliorer l’outil. Etre à l’écoute des utilisateurs est important.
Je vais faire évoluer mon outil dans les prochains jours
D’ici quelques jours, je vais changer d’abonnement. Actuellement, je suis sur ancien abonnement à 35 € HT/mois (qui a été supprimé en mai dernier). Je vais passer au nouvel abonnement à 69 €/mois.
En plus de toutes les fonctionnalités que je vous ai présenté en amont, cette nouvelle offre propose une plateforme e-learning. Cet outil propose les fonctionnalités suivantes :
- Séquences de quiz et de contenus (documents, vidéos, etc.)
- Forums de discussion
- Compatibilité SCORM – xAPI
- Suivi des assiduités
Le prix peut sembler un peu cher pour des formateurs indépendants, mais beaucoup moins cher que LearnyBox qui propose une solution e-learning à 99 €/HT/mois mais sans la partie gestion administrative et commerciale.
Attention tout de même, la solution e-learning proposée par Digiforma n’est pas accessibles aux clients externes (comme c’est le cas chez LearnyBox). Celui-ci devra passer par l’organisme de formation pour y être inscrit et accéder à son espace.
Chez Elogium, mon cabinet de formation, j’ai testé au cours de cet été la solution e-learning gratuitement (pour un seul module). Le retour des clients/stagiaires est très bon. Ces derniers apprécient la présentation, le déroulement fluide des formations (vidéos, fiches techniques), le quizz et surtout les classes à distance. En effet, cette solution intègre une classe à distance (visioconférence) qui permet de proposer des RDV avec ses stagiaires.
A chaque connexion du stagiaire à son espace, la feuille d’émargement se remplie automatiquement. Là aussi, un gain de temps.
Mon regret
L’abonnement. Il existe 4 formules. Je vais aborder les 2 premiers abonnement. Le premier à 69 € est accessible aux indépendants et propose de nombreuses fonctionnalités. Intéressant. Le second grimpe à 179 €. Il intègre toutes les fonctionnalités du 1er abonnement et le suivi commercial en plus et est accessible pour 3 utilisateurs.
Pourquoi une telle différence ? 110 € de plus pour avoir accès à un CRM (suivi commercial) pour une personne seule.
Pourquoi ne pas créer une option supplémentaire de 20 ou 25 €/mois qui s’ajouterait à l’abonnement de base de 69 € pour 1 seul utilisateur ? Cette offre serait en adéquation avec les besoins d’un seul utilisateur et en rapport avec les finances d’un organisme/formateur indépendant. Je sais que Digiforma est à l’écoute de ses utilisateurs. Le message est lancé.
Conclusion
J’apprécie Digiforma pour sa simplicité d’utilisation, ses fonctionnalités nombreuses et intéressantes, le suivi client et surtout un prix de base correct pour de nombreuses fonctionnalités. Peu de CRM peuvent se vanter d’offrir la même qualité de prestation. De plus, Digiforma a connu ces derniers mois de nombreuses évolutions. Et au vu des échanges que j’ai avec eux, ce n’est pas prêt de s’arrêter.
Vous pouvez essayer gratuitement la solution pendant 1 mois. Pour cela, connectez-vous ici et utilisez ce code (PARRAIN-3900201563) pour bénéficier de ce mois offert.
J’attends vos retours sur Digiforma….